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如何成功地策划会议

发表日期:2022-03-09 浏览次数:

会议业务只是会议的安排和服务。会议事务工作是保证会议正常进行和取得预期成果的重要保证,也是决定会议成功与否的关键环节之一。

 

一、会议规模越大,就越要提前做好会议的准备工作。筹备工作的核心指导是会议方案。会议计划要细致、规范。

 

会议计划应围绕会议主题和目标,合理安排议程。会议计划一般包括:姓名、时间、地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置、文件起草、会议秘书、组织人员等,可设立秘书组、会议事务组、宣传组、后勤组、保卫组等具体工作组,分解复杂工作。落实具体责任人,优化管理,高效有序运行。

 

二、会议期间临近,主办单位有关负责人应到会场进行会前检查,确保会议工作的正常进行。会前检查可通过听取报告和现场检查进行。大会秘书处根据计划进度,定期听取各工作组的汇报,协调解决有关问题。场馆布局是现场考察的重点。从主席台布局到座位安排,从麦克风到光盘,都需要检查。对落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现、督促、整改;同时,要对关键环节进行现场演练和验收,提高服务质量,确保会议有序进行。

 

三、会议期间的服务分为现场服务和场外服务,涉及多个环节。现场服务主要包括会议出席、材料发放、引导座位、会议记录、录音、录像、摄影等;场外服务包括住宿、安全、秩序、医疗、车辆等环节。

 

会议期间,要加强值班畅通机制,密切关注细节,把握会场节奏。

 

四、会后要认真总结会议的会议事务,及时修改和完善现有的会议事务工作流程、工作服务指南等,以满足会议事务的需要。会议文件、简报、会议记录、音像等资料收集齐全,建立档案,便于查阅。


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